为了确保基金会档案的完整、准确、系统，实现档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，保障基金会各项工作得以顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》《基金会管理条例》和《湖南省中南林业科技大学教育基金会章程》等相关规定，特修订本办法。

第一条 基金会的档案由各项目单位负责收集、整理，秘书处负责统一归档。

第二条 本办法的档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的，所涉及内容已处理完毕或暂告一段落，并具有查考、保存价值的，需集中保管的各种载体的信息。主要有：

（一）上级主管部门的文件材料

1．本会需要执行的上级主管部门颁发的文件，以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件；

2．需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议文件材料；

3．领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

4．上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

（二）本会的文件材料

1．本会召开理事会的会议文件，以及各种声像材料；

2．本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等；

3．本会颁发的各种正式文件等；

4．本会的请示与上级部门的批复文件；

5．本会年检、审计、评估、考核、评优材料；

6．本会统计报表和统计分析资料；

7．本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等资料；

8．本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等；

9．反映本会重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料；

10．本会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册；

11．本会与有关单位、团体、企事业单位和个人来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件；

12．其他具有保存价值的文件材料。

第三条 基金会在财务工作中形成的财务会计档案由中南林业科技大学档案馆代为保管，基金会其他档案存放基金会秘书处保管。

第四条 基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存，并编制索引。

第五条 本办法由基金会秘书处负责解释。

第六条 本办法自公布之日起执行。